Adiós, papel; hola, movilidad: hacia la oficina sin papeles

Adiós, papel; hola, movilidad. Mi transición hacia la oficina sin papeles | Papeles en blanco | #papelesenblanco
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Si alguna vez has trabajado en una mesa llena de papeles habrás experimentado lo molesto que es. Y no me refiero solo a que sea físicamente incómodo; cuando trabajas en un entorno desordenado tu cabeza parece impregnarse de ese desorden también.

En las últimas semanas había dejado que mi mesa de trabajo se convirtiera en un espacio caótico, y notaba cómo me estaba pasando factura. Así que aprovechando el puente del 12 de octubre, me armé de paciencia para poner un poco de orden. He tirado muchos papeles, he clasificado y archivado bastantes otros, y ahora el espacio parece otro.

Lo que pretendo con esto no es solo hacer una limpieza ocasional, sino cambiar mi forma de trabajar y administrarme. Mis objetivos concretos son tres:

  • Ganar en paz mental: trabajar en un entorno propicio, y saber que cuando necesite algo podré localizarlo.
  • Administrar mejor el espacio del que dispongo para mi oficina en casa.
  • No sentirme atada a mi ordenador de sobremesa para sacar el trabajo adelante. Cada vez recurro más a la nube, por lo que puedo trabajar con mi portátil en cualquier lugar.

 

Adiós al papel: mis herramientas básicas

Estas son las herramientas que estoy utilizando estos días para intentar librarme del papel, lograr una oficina más despejada y poder trabajar desde cualquier parte.

 

Archivadores

Puede sonar contradictorio que mencione a los archivadores en primer lugar, pero lo cierto es que solo he terminado una pequeñísima parte del trabajo de escaneado de documentos que pretendo hacer.

Mientras llega ese momento, he organizado todos mis papeles (fundamentalmente facturas y contratos) en tres grandes archivadores: uno para la casa, otro para trabajo y un tercero para asuntos personales. Es cierto que siguen ahí ocupando espacio, pero ahora están ordenados y localizables, y ya no me invade una sensación de estrés cuando pienso en recopilar facturas para el asesor.

Algunos documentos no se pueden destruir, por eso lo mejor es crear un sistema de archivo cuanto antes.

 

Google Drive

Una gran parte del trabajo que realizo cada día lo hago directamente en Google Drive. Su editor de texto y su hoja de cálculo son más que suficiente para mis necesidades.

Aunque tengo instalado en mi ordenador dos herramientas de ofimática solo las utilizo en contadas ocasiones, cuando alguien me envía un documento para que trabaje sobre él o cuando necesito una presentación más elaborada. Por ejemplo, para escribir esta entrada me basta con el editor de texto de Google Drive, ya que no tengo que darle formato para copiarlo a WordPress.

 

Sol Calendar y Google Calendar

Por muy enamorada que sea de las agendas en papel, he tenido que rendirme a la evidencia: anotar las citas en el teléfono me resulta más práctico. Durante mucho tiempo llevé una agenda en el bolso: tenía que ser pequeña para que no ocupara demasiado, lo que la hacía incómoda. Finalmente la he sustituido por la aplicación Sol Calendar (para Android) que se sincroniza automáticamente con Google Calendar, que puedo consultar desde el móvil o desde el ordenador.

 

Trello

Si habéis leído este blog antes sabéis que soy una enamorada de Trello, y lo uso como complemento de Sol Calendar y Google Calendar. Ya no podría pasar sin ella.

 

Cuentica

Cuéntica es el programa de facturación online. Gracias a Cuéntica hago mis facturas desde cualquier lugar (porque está en la nube) y las mando directamente en PDF por correo electrónico. No imprimo ni una sola de las facturas que emito.

 

Escáner

Como es lógico no se trata de tirar todos los papeles que tienes encima de la mesa, sino de digitalizarlos para guardarlos en tu ordenador o en la nube.

 

Kindle

Después de varias mudanzas y de haber tenido que dejar muchos libros atrás, me pasé a la lectura digital. Me encanta el papel, me gusta subrayar y poder buscar en los libros pasando las hojas. Pero no puedo permitirme tener una voluminosa biblioteca. A lo largo de los últimos años me he deshecho de bastantes de mis libros; algunos los he donado y otros los he vendido.

Cada vez que quiero comprar un libro en papel, me freno. Lo busco en versión digital y me digo a mí misma que si después de haberlo leído me sigue pareciendo un libro imprescindible, entonces lo puedo comprar en papel.

 

Mis retos a partir de ahora

Esto no ha hecho más que empezar. Tener la mesa despejada es solo el primer paso, y esto es lo que me gustaría hacer a partir de ahora para avanzar en mi proyecto de oficina sin papeles:

  • Seguir tirando y digitalizando documentación que no necesito.
  • Darme de alta en los servicios de factura electrónica.
  • Organizar mi archivo digital.
  • Implementar un sistema de copias de seguridad regulares.

 

¿He renunciado por completo al papel?

No, no le he dicho adiós al papel del todo. Sobre mi mesa sigue habiendo un cuaderno, y dentro del armario tengo un buen depósito de papel en borrador. Ambos los uso para coger ideas al vuelo y para escribir.

Además, sigo necesitando leer en papel cuando necesito procesar información compleja. Es algo que he experimentado en los cursos que estoy haciendo, y por eso no me importa imprimir apuntes. Otra cosa es que decida conservarlos cuando haya acabado con ellos. No creo que haya que renunciar por completo a la documentación física, sino hacer un uso más racional de ella.

¿Tú sigues atado al papel? ¿O trabajas en una oficina sin papeles?

1 comentario

Información Bitacoras.com

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