Cómo crear un calendario editorial con Trello II: las checklists

Hace poco más de un mes te expliqué cómo estaba utilizando la herramienta Trello como el calendario editorial de mi blog.

Hoy quiero avanzar un poco más, y explicarte otra función de Trello que es utilísima y que puedes aplicar ya a tu calendario editorial: las checklists.

Las checklists facilitan gestionar tareas repetitivas de una forma rápida. No se te pasa nada por alto, ni pierdes tiempo introduciendo en el programa la misma tarea una y otra vez.

Pero antes de empezar, voy a hacer una pequeña introducción para las personas que no conozcan Trello:

 

Las checklists de Trello

La mejor forma de entender cómo funciona Trello es ver un ejemplo en acción. En mi ‘Calendario editorial DEMO‘ puedes ver todo esto de lo que te voy a hablar y además copiarlo a tu propia cuenta de Trello. Más fácil imposible 🙂

Calendario editorial para un blog hecho con Trello
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • Pinterest
  • LinkedIn
Haz click para ver un ejemplo de calendario editorial para un blog con Trello

Las checklist son uno de los extras que puedes añadir a tus tarjetas de Trello, al igual que las etiquetas de colores o la fecha de vencimiento. Como ya habrás adivinado por su nombre, son listas de verificación compuestas por elementos que puedes ir tachando a medida que las completas.

Dentro de cada checklist hay una barra que te indica en qué porcentaje has cumplido esa determinada lista. Cuando más elementos tachas, más sube ese porcentaje (¡y más contento te pones de ver tus progresos!)

Las checklist son muy útiles para dividir una tarea en otras más pequeñas, sin tener que crear demasiadas tarjetas en tus tableros.

 

Las checklist en tu calendario editorial

Ahora que ya sabes qué son las checklists, llega el momento de ver cómo se pueden aplicar al calendario editorial de tu blog.

Para publicar un post es necesario realizar muchas tareas que van más allá de escribir el texto: buscar imágenes, añadir enlaces, compartir en redes sociales, completar la información de SEO… Muchas de estas tareas se repiten post tras post, y aunque es difícil olvidarse de ellas, no está de más tener un recordatorio.

Con las checklists vas a poder crear listas de control con todas esas tareas repetitivas, para que no se te olvide ninguna.

Vamos a crear una lista ficticia de tareas que se realizan después de publicar un post, como por ejemplo:

  • compartir el post en Facebook
  • compartir el post en Twitter
  • subir la imagen del post a Pinterest
  • compartir el post en el grupo X de LinkedIn
  • preparar la newsletter

Y todo el resto de cosas que sueles hacer cada vez que publicas una nueva entrada en tu blog. Esta lista se llamará ‘Checklist postpublicación‘.

Solo hay que pinchar en una tarjeta y después en ‘Checklist’. Otorga un nombre a tu nueva lista y empieza a añadir elementos.

Igual que he creado una lista de cosas que hacer después de publicar, puedes hacer otra de tareas antes de publicar la entrada:

  • revisar el titular
  • aplicar formato al texto
  • añadir enlaces externos e internos
  • escribir el extracto del post

 

Reutiliza tus checklist

No tendría sentido redactar estas listas en cada una de tus tarjetas porque llevaría demasiado tiempo; las buenas noticias es que Trello permite reutilizar las listas.

Una vez que hayas creado tu primera lista, ve a otra tarjeta y haz click sobre ‘Checklist’. En este momento tienes dos opciones:

  • Crear una lista nueva, como ya hemos visto antes.
  • Utilizar una que ya existe, seleccionándola de la lista desplegable. Elige la lista que te interese y pincha en ‘Añadir’. Ahora la lista que ya existía en otra tarjeta se agregará a la nueva.

 

En resumen…

Para gestionar las tareas repetitivas de tu blog en Trello, esto es lo que debes hacer:

  1. Entra en tu calendario editorial de Trello o copia el mío a tu cuenta.
  2. Dentro una tarjeta de un post crea una checklist con las tareas repetitivas que desees.
  3. Cada vez que redactes un nuevo post, copia esta checklist a su tarjeta correspondiente. ¡Y empieza a tachar tareas!

 

Un par de trucos finales para utilizar tus checklist en Trello

Tras varias semanas usando las listas de control de Trello, hay un par de cosas que he aprendido:

  • Si deseas añadir un elemento nuevo a una checklist que estás copiando en todas tus tarjetas, debes hacerlo siempre en la última lista, no en la original. Si añades elementos nuevos a la lista original, no se copiarán de forma automática a las demás.
  • Copia siempre la última lista que has utilizado. De esta forma te asegurarás de tener siempre la versión más reciente de tu lista.

 

¿Te parece útil la función de las checklists de Trello? Si se te ocurren otras formas de utilizarlas, déjame un comentario, ¡me encantará leer tus ideas!

4 comentarios en «Cómo crear un calendario editorial con Trello II: las checklists»

  1. Pingback: Bitacoras.com

  2. Sara

    Me ha encantado el post!
    Últimamente no paro oir de hablar sobre esta herramienta, así que habrá que probarla cuanto antes! 🙂
    Yo normalmente estas tareas rutinarias las diseño en medio folio que voy imprimiendo, no sé, para esto me apaño mejor en papel.
    Un abrazo,
    Sara.

    Responder
  3. jose

    Hola Ana,
    Muchas gracias por tu post. !!
    Una duda :
    En mi trabajo tenemos un montón de tareas repetidas que podrían ir dentro de una checklist y nos ayudariá´´mucho a controlar el avance.
    El caso es que cada tarea de la check list puede tener una fecha de vencimiento diferente. Se puede organizar esto de alguna forma o tengo que poner cada una de las tareas en vez de en cheklist en tarjetas diferentes???
    Gracias y enhorabuena por tu blog.

    Responder

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.